Services - KI-Automatisierung
Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse mit KI-gestützten Workflows — von der E-Mail-Triage bis zur automatischen Angebotserstellung.
Dieselbe Handarbeit, jeden Tag, an jedem Beleg und jeder Anfrage
Eingehende E-Mails sortieren, Angebote abtippen, Belege erfassen, Termine aus Mails in den Kalender übertragen — Aufgaben, die niemand gerne macht und die trotzdem jede Woche verlässlich Stunden kosten. Jede dieser Tätigkeiten ist für sich genommen klein, aber in Summe binden sie einen spürbaren Teil Ihrer Personalkapazität an reine Fließbandarbeit.
Das eigentliche Problem: Dieser Aufwand skaliert nur, indem Sie Menschen einstellen, die dann wieder dieselbe Routine erledigen. Bei mehr Aufträgen wächst nicht der Ertrag, sondern die Handarbeit. Gleichzeitig schleichen sich bei monotonen Aufgaben Fehler ein — ein falsch zugeordneter Beleg, eine übersehene Anfrage — und die wertschöpfende Arbeit, für die Sie Ihre Fachkräfte eigentlich brauchen, bleibt liegen. In einem angespannten Arbeitsmarkt ist das eine der teuersten Arten, Zeit zu verbrennen.
Stellen Sie sich vor, der Prozess läuft von allein
Die E-Mail kommt herein, wird automatisch klassifiziert, mit einem Entwurf beantwortet oder an die richtige Person weitergeleitet — ohne dass jemand sie zuerst anfassen muss. Aus einer Anfrage mit Aufmaß entsteht ein Angebotsentwurf, aus einem eingescannten Beleg ein vorbereiteter Buchungssatz, aus einer Terminanfrage per Mail oder WhatsApp ein Eintrag im Kalender.
Ihr Team arbeitet nicht mehr die Routine ab, sondern prüft und gibt frei. Die Automatisierung übernimmt die immer gleichen Handgriffe rund um die Uhr und fehlerfrei, während sich Ihre Mitarbeiter auf Kunden, Qualität und die Aufgaben konzentrieren, für die Sie sie eingestellt haben. Mehr Aufträge bedeuten dann mehr Ertrag statt mehr Überstunden.
Wir bauen genau diese Automatisierung — getestet und übergeben
Von der eingehenden E-Mail über die Dokumentenverarbeitung bis zur automatischen Antwort bauen wir intelligente Workflows, die Ihrem Team messbar Stunden pro Woche sparen. Wir setzen dabei auf erprobte Automatisierungswerkzeuge wie n8n und binden Ihre bestehenden Systeme an — E-Mail, CRM, Buchhaltung, Cloud-Speicher und Branchensoftware —, statt Ihnen ein weiteres Insellösung-Tool zu verkaufen.
Wichtig ist uns ein sicherer Übergang: Die Automatisierung läuft zuerst parallel zum manuellen Prozess, wird an echten Daten feingetunt und erst dann in den Produktivbetrieb übergeben. Sie erhalten ein Betriebshandbuch inklusive Fehlerbehandlung, eine Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter und zwei Wochen Nachbetreuung — damit die Lösung nicht nur am Demotag funktioniert, sondern im Alltag trägt.
Phase 1: Prozessanalyse (3–5 Tage)
- Detaillierte Aufnahme des zu automatisierenden Prozesses
- Identifikation aller Eingangskanäle, Verarbeitungsschritte und Ausgabeformate
- Analyse der bestehenden IT-Systeme und Schnittstellen
- Definition der Automatisierungsziele und Erfolgskriterien
- Erstellung eines technischen Konzepts mit Ablaufdiagramm
Phase 2: Entwicklung & Aufbau (1–3 Wochen)
- Aufbau der KI-Workflows mit n8n oder vergleichbaren Automatisierungstools
- Integration mit bestehenden Systemen (E-Mail, CRM, Buchhaltung, Cloud-Speicher, Branchensoftware)
- Konfiguration der KI-Komponenten:
- Dokumentenklassifizierung und -extraktion
- Automatische Texterstellung und -beantwortung
- Intelligentes Routing und Priorisierung
- Datenvalidierung und -anreicherung
- Aufbau von Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen
- Iteratives Testing mit echten Daten
Phase 3: Test & Rollout (3–5 Tage)
- Parallelbetrieb: Automatisierung läuft neben manuellem Prozess
- Feintuning der KI-Komponenten anhand realer Ergebnisse
- Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter
- Übergabe in den Produktivbetrieb
- Dokumentation der gesamten Lösung
Typische Automatisierungen
| Prozess | Branche | Beschreibung |
|---|---|---|
| E-Mail-Triage | Alle | Eingehende E-Mails klassifizieren, priorisieren, an richtige Person weiterleiten |
| Angebotserstellung | Handwerk | Aus Anfrage + Aufmaß automatisch Angebotsentwurf generieren |
| Belegverarbeitung | Steuerberater | Belege scannen, klassifizieren, Buchungssätze vorbereiten |
| Exposé-Generierung | Immobilien | Aus Objektdaten und Fotos automatisch Exposé-Texte erstellen |
| Termin-Management | Alle | Terminanfragen per Mail/WhatsApp automatisch in Kalender eintragen |
| Kundennachfass | Vertrieb | Automatische Follow-up-Mails basierend auf Kundenstatus |
Preis
| Variante | Umfang | Zeitraum | Preis (netto) |
|---|---|---|---|
| KI-Automatisierung S | 1 Prozess, einfache Integration | 2–3 Wochen | 6.000 € |
| KI-Automatisierung M | 1–2 Prozesse, mehrere Integrationen | 3–4 Wochen | 10.000 € |
| KI-Automatisierung L | 2–3 Prozesse, komplexe Integrationen | 4–6 Wochen | 15.000 € |
Was enthalten ist
- Ein bis drei definierte Prozesse (je nach Stufe), die Integrationen, Fehlerbehandlung, eine Anwenderschulung und 2 Wochen Nachbetreuung
- TODO(D-3): finale Einschluss-Liste bestätigen
Was nicht enthalten ist
- Individuell entwickelte Agents/RAG-Systeme, Anbindung ohne stabile API, laufender Betrieb nach der Nachbetreuung
- TODO(D-3): finale Ausschluss-Liste bestätigen
Wann es das nächste Paket wird
- Sobald die Anforderungen über konfigurierbare Standard-Workflows hinausgehen (eigene Agents, Mandantentrennung, komplexe Fachlogik), wechselt die Arbeit in KI-Maßgeschneidert.
- TODO(D-3): finalen Trigger-Satz bestätigen